Damit Aufträge, Rückfragen, Dokumente und Statusinformationen
nicht zwischen Postfächern, Chats und einzelnen Köpfen hängen bleiben,
sondern zuverlässig dort landen, wo es weitergeht.
Das Backoffice-Problem
Mehr Aufträge bedeuten mehr E-Mails, Dokumente, Rückfragen und Übergaben zwischen Systemen. Was bei wenigen Vorgängen noch nebenbei funktioniert, wird mit wachsendem Volumen zum täglichen Zeitfresser. „Das machen wir seit Jahren so.“ – Ist heute nicht mehr effizient.
Diese Prozesse bremsen das Unternehmen, anstatt es voranzubringen.
Die Anfrage liegt im Postfach, die Kundendaten stehen im CRM und die Unterlagen sind irgendwo in der Ablage. Bevor jemand den Auftrag im ERP bearbeiten kann, muss er Informationen zusammensuchen, übertragen oder bei Kolleg:innen nachfragen.
“Ohne die Daten kann ich den Auftrag nicht fertig machen.”
“Hat der Vertrieb das schon weitergegeben?”
“Das macht normalerweise Lisa.”
“Wo liegt eigentlich die aktuelle Version?”
Fünf Minuten hier, zehn Minuten dort – für eine Rückfrage, eine Datenübertragung oder die Suche nach der aktuellen Version.
Schon zehn Minuten zusätzliche Handarbeit pro Auftrag summieren sich bei fünf Aufträgen am Tag auf mehr als vier Stunden pro Woche. Bei fünfzig Aufträgen sind es über zwanzig Stunden.
Zeit, in der qualifizierte Mitarbeitende Kunden, Aufträge und Projekte voranbringen können.
WO WIR KURZEN PROZESS MACHEN
Wir vereinfachen und automatisieren wiederkehrende Abläufe und verbinden die Systeme, die ihr bereits nutzt. Damit Informationen automatisch dort ankommen, wo sie als Nächstes gebraucht werden.
Ohne Copy/Paste, manuelles Weiterleiten oder Hinterherlaufen.
Neue Leads werden automatisch erfasst, ergänzt und dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet, damit Vertrieb oder das Büro direkt weiterarbeiten können.
Anfragen werden erfasst, relevante Angaben geprüft und fehlende Informationen automatisch eingeholt, damit die Grundlage für das Angebot vollständig vorliegt.
Wird ein Angebot angenommen, werden Auftrag und Projekt angelegt, Projektordner erstellt und die relevanten Informationen und Dokumente automatisch dort abgelegt.
E-Mails, Dateien, Fotos und Unterlagen werden erkannt, dem passenden Vorgang zugeordnet und automatisch dort abgelegt, wo sie hingehören. Suchen war gestern.
Ist ein Auftrag abgeschlossen, werden Leistungsnachweise und abrechnungsrelevante Infos zusammengeführt und die Rechnung automatisch vorbereitet oder erstellt.
Eingangsrechnungen werden erkannt, relevante Daten ausgelesen, dem passenden Projekt zugeordnet und automatisch an Buchhaltung und Ablage weitergegeben.
SO SIEHT DAS IN DER PRAXIS AUS
01
Fenster- und Türenhersteller
Vorher
Aufträge kommen per E-Mail rein. Angaben werden geprüft, fehlende Informationen nachgefragt und anschließend manuell ins ERP übertragen, bevor die Bestellung angelegt werden kann.
Danach
Eingehende Aufträge werden automatisch geprüft. Fehlen Angaben, wird eine Rückfrage ausgelöst. Ist alles vollständig, werden die Daten ins ERP übertragen und die Bestellung angelegt.
prüfung
Rückfrage
ERP
Bestellung
02
Handwerks-Betrieb
Vorher
Eingangsrechnungen müssen geöffnet, geprüft, dem richtigen Projekt zugeordnet und anschließend an mehreren Stellen abgelegt oder weitergegeben werden.
Danach
Rechnungen werden bei Eingang automatisch ausgelesen, dem passenden Projekt/Kostenstelle zugeordnet, richtig abgelegt und für die weitere Verarbeitung an die Buchhaltung übergeben.
Eingangsrechnung
Prüfung
Projektzuordnung
Ablage
Buchhaltung
03
IMMOBILIEN-MaKler
Vorher
Ist ein Projekt abrechnungsbereit, müssen die erbrachten Leistungen ins Buchhaltungssystem übertragen und dort zur Rechnung zusammengeführt werden. Die Rechnung wird an den Kunden verschickt.
Danach
Ändert sich der Status im ERP, startet die Abrechnung automatisch. Die hinterlegten Leistungen werden übernommen, im Buchhaltungssystem zur Rechnung zusammengeführt und direkt an den Kunden versendet.
ERP + Produktdaten
Statusänderung
Zusammenführen
Rechnung
Kunde
04
Workshops & Coaching
Vorher
Teilnehmerdaten werden an mehreren Stellen benötigt und immer wieder manuell übertragen. Kommunikation wird separat angestoßen, Zertifikate später einzeln erstellt und die Teilnehmenden in die Newsletterliste kopiert.
Danach
Mit der Buchung startet der gesamte Teilnehmerprozess automatisch – vom Onboarding und der Kommunikation bis zur Zertifikatserstellung bei Abschluss und Newsletter-Anmeldung.
Buchung
Onboarding
Kommunikation
Zertifikat
Newsletter
Euer Ablauf sieht anders aus?
Entscheidend ist, wo heute Informationen liegen bleiben oder mehrfach erfasst werden.
20 Minuten unverbindliches Erstgespräch vereinbaren. Wir sprechen über eure Abläufe und die beteiligten Systeme.
Zeitfresser und Abläufe, wo ihr denkt – „Das muss doch anders gehen“.
die Arbeit. Von Konzeption über Umsetzung bis zur Übergabe.
Zeit zurück, um eure Mitarbeitenden für Sinnvolleres einzusetzen.
Eure Systeme dürfen bleiben
Wir schauen zuerst, welche Systeme ihr bereits nutzt und welche Schnittstellen vorhanden sind. Wo sich bestehende Tools sinnvoll verbinden lassen, nutzen wir genau diese Möglichkeiten.
Ziel ist nicht, eure Tool-Landschaft größer zu machen, sondern die vorhandenen Systeme so miteinander arbeiten zu lassen, dass Informationen automatisch weitergegeben werden können.
Eine Auswahl von Systemen, mit denen wir gearbeitet haben.
Euer Tool ist nicht dabei? Wir prüfen die Möglichkeiten anhand eures konkreten Ablaufs.
Ihr arbeitet mit Lexware Office?
Wir sind offizieller Lexware Office Integrationspartner.
Mehr erfahren
SO ARBEITEN WIR
1
Wir erfassen den heutigen Ablauf, die beteiligten Systeme und die Stellen, an denen Informationen fehlen oder manuell übertragen werden. Wir prüfen, welche Verbindungen möglich sind und wo Grenzen liegen.
3
Wir testen typische Vorgänge und Sonderfälle mit euch, passen den Ablauf an und nehmen ihn anschließend in Betrieb. Euer Team weiß, was automatisch passiert und wann es selbst eingreifen muss.
2
Auf Basis der Analyse legen wir fest, welche Daten wann geprüft und weitergegeben werden. Nach eurer Entscheidung zur Umsetzung richten wir die Verbindungen und Regeln ein.
4
Wir begleiten euch im Alltag, behalten die Abläufe im Blick und optimieren sie bei Bedarf weiter.
Zeitprozesse verbindet Prozessverständnis mit technischer Umsetzung. Wir prüfen Prozesse in Backoffice und Vertrieb, denken mit und arbeiten dort an Abläufen, wo heute noch unnötig Zeit mit Copy/Paste verloren geht.
Viele Unternehmen haben das gleiche Muster: Gute Systeme sind vorhanden, trotzdem bleiben Copy-Paste, doppelte Arbeit und Excel-Nebenlösungen bestehen. Wir identifizieren Ineffizienzen nicht nur. Wir schaffen sie ab.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viel Technik einzubauen. Sondern Prozesse so aufzusetzen, dass sie zuverlässig funktionieren und Mitarbeitenden im Alltag spürbar Arbeit abnehmen.
Prozess vor Tool
Individuelle Lösungen
Konzept & Umsetzung
aus einer Hand
Mit über acht Jahren Erfahrung im Unternehmensumfeld – als Controllerin in der Produktion, SAP-Beraterin in der Logistik und heute als Gründerin von Zeitprozesse – verbindet Desiree Schmidt betriebswirtschaftliches Verständnis mit technischer Umsetzung.
Seit über vier Jahren liegt ihr Fokus auf Prozessoptimierung und Automatisierung. In mehr als 80 Kundenprojekten hat sie Unternehmen dabei begleitet, digitale Arbeitsweisen aufzubauen und Automatisierungen in den Arbeitsalltag zu bringen.
Als Referentin gibt sie ihre Erfahrung außerdem in Vorträgen und Workshops weiter.
KUNDENSTIMMEN
Ob Handwerksbetrieb, Anwaltskanzlei, Coach oder Dienstleister:in mit digitalen Geschäftsmodellen: Entscheidend ist, dass die Prozesse am Ende im Alltag funktionieren.
Für Prozesse, die mitarbeiten.
In 4 Wochen Programm lernst du live, wie Make.com funktioniert, baust erste eigene Automationen und legst den Grundstein für ein strukturiertes Businessjahr.
Schritt für Schritt, einfach erklärt und mit viel Ausprobieren!
Starte im Februar 2026 mit Automationen, die dir (oder deinen Kund:innen) wirklich Arbeit abnehmen – ganz ohne Technikfrust.
Max. 8 Teilnehmer
Start: DI. 03.02.2026
Fragen zu einem möglichen Prozess, einer Schnittstelle oder zur Zusammenarbeit? Du erreichst uns auch direkt per E-Mail, Telefon oder WhatsApp.
Kurze Impulse zu Prozessen, Automatisierung und
sinnvollen Verbindungen zwischen euren Systemen.